TampereMission tietosuojaseloste

Tämä on TampereMission EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Suomessa asetuksen kansallisesti soveltamisesta on säädetty Tietosuojalaissa.

Tietosuojaseloste koskee TampereMissio ry:n ja sen omistamien yhtiöiden rekistereitä, joissa TampereMissio ry tai sen omistama yhtiö toimii rekisterinpitäjänä. Jäljempänä TampereMissiolla tarkoitetaan TampereMissio ry:tä ja sen omistamia yhtiöitä.

TampereMission tuottamien sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakasrekistereissä rekisterinpitäjänä toimivat tilaajakunnat ja TampereMission työntekijät ovat rekistereiden käsittelijöitä. Tilaajakunnat laativat omista rekistereistään tietosuojaselosteet.

 

Rekisterinpitäjä

TampereMissio ry tai sen omistama tytäryhtiö:

TampereMissio Palvelut Oy

Kiinteistö Oy Koskikoti

Kiinteistö Oy Palvelutuotantokiinteistöt

Kiinteistö Oy Rongankoti

Kiinteistö Oy Villa Vuohenoja

Peurankallio Oy

Tampereen Aleksi-Kiinteistöt Oy

 

Tietosuojavaltuutettu

Tommi Ikävalko, talousjohtaja

Aleksanterinkatu 23 D, 33100 Tampere

tommi.ikavalko(at)tamperemissio.fi

 

Tietojen rekisteröimisen periaatteet ja rekisterit

TampereMissio kerää ja ylläpitää toimintansa edellyttämiä rekistereitä, jotka sisältävät henkilötietoja. TampereMissio kunnioittaa toimintoihinsa osallistuvien ihmisten oikeutta yksityisyyteen. Osallistujilta kysytään lupa tietojen käyttöön ennen tietojen viemistä rekistereihin. TampereMissioon toimitetuista tiedoista pidetään huolta ja niiden tietosisältö säilyy salaisena.

Kerättäviä tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen tai sen toiminnan kehittämiseen, joihin ne on kerätty. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Paperiset lomakkeet ja sopimukset säilytetään lukituissa kaapeissa. Automaattisen tietojenkäsittelyn piirissä olevat tiedot on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

 

TampereMissio ry:n jäsenrekisteri

Rekisterin tarkoitus on yhdistyksen jäsentietojen ylläpito, jäsenyyden laskutus ja yhdistyksen viestintä jäsenille. Rekisterin tiedot kerätään jäsenlomakkeen perusteella. Jäsenrekisterin henkilötietoja käsittelevät reskontranhoitaja ja talousjohtaja. Lisäksi pääsy tietoihin on yhdistyksen toiminnanjohtajalla ja järjestöjohtajalla. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Rekisterin vastuuhenkilöt ovat järjestötoiminnan koordinaattori ja reskontranhoitaja.

 

TampereMissio ry:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterin tarkoitus on yhdistyksen sidosryhmäyhteistyön, lahjoittajatoiminnan ja viestinnän organisointi ja järjestäminen.  Rekisterin tietosisällöt ovat yritysyhteistyön ja lahjoituksen yhteydessä saadut tiedot yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Lisäksi yhteistyökumppaneiden (yritys, yhteisö tms.) yhteys- ja kontaktitiedot, yksityisten henkilöiden yhteys- ja henkilötiedot liittyen viestintään, jotka saadaan yhteydenottolomakkeiden avulla. Järjestöjohtaja on rekisterin vastuuhenkilö. Rekisterin tietoja käsittelee varainhankinnan asiantuntija ja järjestöjohtaja. Lisäksi pääsy tietoihin on toiminnanjohtajalla. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. 

 

Vapaaehtoistoiminnan rekisteri

Rekisterin tarkoitus on vapaaehtoistoiminnan järjestäminen ja organisointi. Rekisterin tietosisältönä ovat TampereMission vapaaehtoiset.  Henkilötietoja käsittelevät vapaaehtoistoiminnan koordinaattori sekä yksiköiden vapaaehtoistoiminnasta vastaavat henkilöt.  Tietosisältöinä haastattelulomakkeessa ovat henkilön yhteystiedot, tarpeelliset tiedot vapaaehtoisen taidoista, vaitiolovelvollisuus ja mahdollinen kuvauslupa.  Tiedot kerätään haastattelun yhteydessä vapaaehtoisen allekirjoittaman haastattelulomakkeen perusteella. Nimi – ja puhelinnumerotiedot luovutetaan vapaaehtoisen suostumuksella vapaaehtoista tarvitsevan yksikön vastaavalle. Yhteydenottotavasta sovitaan etukäteen vapaaehtoisen kanssa. Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat kukin omalta osaltaan vapaaehtoistoiminnan koordinaattori sekä yksiköiden vapaaehtoistoiminnasta vastaavat henkilöt. Rekisteritiedot hävitetään, kun vapaaehtoinen lopettaa TampereMissiossa.

 

Reskontra-asiakkuuden rekisteri

Rekisterin tarkoitus on TampereMission osto- ja myyntilaskutuksen hoito luonnollisille henkilöille.  Rekisterin tietosisältönä ovat asiakkaan yksilöimiseksi ja laskun lähettämiseen tarvittavat tiedot. Yksityishenkilöiltä laskutetaan vuokria, ravintopalveluiden tuotteita ja palveluita, sekä muita palveluita. Henkilötiedot kerätään vuokra-asuntohakemukselta, vuokrasopimukselta tai asiakkaan luvalla asiakkaalta (Ravintopalvelut). Rongankodissa reskontraan tarvittavat tiedot pyydetään palvelun alkaessa asiakkaalta tai hänen raha-asioidensa hoitajalta tai taloudelliselta edunvalvojalta. Henkilötietoja käsittelevät Rongankodin palveluohjaaja ja hänen sijaisensa, vapaaehtois- ja järjestötoiminnan koordinaattorit, reskontranhoitaja, Peurankallion johtaja tai palveluohjaaja tai heidän sijaisensa ja Ravintopalveluiden asiakkaiden osalta Ravintopalveluiden henkilökunta. Rongankodin asiakkaiden henkilötietoihin on edellisten henkilöiden lisäksi pääsy kehitysvammapalveluiden johtajalla. Kukin vain oman toimintansa osalta reskontranhoitajaa ja hänen sijaistaan lukuun ottamatta. Henkilötietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle.   

Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat henkilötietojen käsittelijät. 

 

Kansalaistoiminnan, Päiväkeskuksen, Lähitorin ja Palvelukeskuksen asiakkuusrekisteri

Rekisterin tarkoitus on toiminnan viestintä ja TampereMission eri ryhmätoimintojen viestintä osallistujille. Rekisterin tietosisältönä ovat asiakaspostiin tarvittavat tiedot. Henkilötiedot kerätään henkilön kanssa haastattelussa tai yhteydenottolomakkeiden avulla.  

Lähitorin asiakkaiden henkilötietoja käsittelevät Lähitorin henkilökunta; palveluohjaaja, sairaanhoitaja, toimintaterapeutti, fysioterapeutti sekä talon johtaja sekä heidän sijaisensa. Lisäksi pääsy tietoihin on Koskikodin johtajalla. Ryhmätoimintojen osalta tietoja käsittelevät ryhmien vastaavat Kimpassa-perhetoiminnassa ja Senioripysäkillä.  

Henkilötietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle.  

Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat henkilötietojen käsittelijät.

 

Työnhakijoiden rekisteri

Rekisterin tarkoituksena on avoimia työpaikkoja hakeneiden henkilöiden oikeuksien turvaaminen. Työnhakijoiden henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka vastaavat avoimen työtehtävän rekrytointiprosessista.  Työnhakijan tietoja ei käytetä toisen avoimen tehtävän hakuun, ellei työnhakija ole antanut lupaa. Rekisterin vastuuhenkilö on kyseisestä rekrytoinnista vastaava henkilö.  

Rekrytointiprosessin jälkeen rekrytoinnista vastaava henkilö säilyttää rekrytointiin liittyviä dokumentteja (työnhakuilmoitus ja tehtävää hakeneiden henkilöiden hakemukset) yhden vuoden ajan.

TampereMission toimitilojen lukitusten ja hälytyslaitteiden sekä kameravalvonnan rekisteri

TampereMission toimipisteissä pidetään rekisteriä toimitila-avaimien haltijoista. Rekisterin tietoja ovat avaimen tunniste, avaimen haltijan nimi sekä luovutus- ja palautuspäivämäärä. Rekisteriä säilytetään joko paperisena tai sähköisessä tietojärjestelmässä. Rekisterin vastuuhenkilö on määritelty toimipistekohtaisesti. Sähköisten lukitusten ja hälytysjärjestelmien rekisteri voi olla myös ulkoisen toimittajan palvelimella. Rekisteritietoja säilytetään minimissään avaimen palauttamiseen saakka.

TampereMission hallinnoimissa kiinteistöissä käytetään myös kameravalvontaa omaisuuden ja toiminnan turvallisuuden takaamiseksi ja rikosten ennaltaehkäisemiseksi. Kamerajärjestelmiin on oikeudet kiinteistökohteen johtajalla sekä TampereMissio Palvelut Oy:n kiinteistönhoitajilla. Pääsääntöisesti kamerat on asennettu ulkotiloihin, sisällä kuvataan sisääntuloauloja, toimistoja ja kellaritiloja. Asuntoja tai ryhmäkotien yhteisiä tiloja ei kuvata. Kameratallenteita tarkastellaan vain mikäli omaisuudelle, asiakkaille, työntekijöille on aiheutunut vahinkoa tai vaaratilanne. Tallenteita luovutetaan vain viranomaisille viranomaisen pyynnöstä. Pisimmillään tallenteet säilyvät 12 kuukautta. Uusi tallenne tallentuu vanhan päälle.

 

TampereMissio Palvelut Oy:n läheisrekisteri

Rekisterin tarkoituksena on yhteydenpito palveluyhtiön asiakkaiden läheisiin sekä toiminnan kehittäminen. Henkilötiedot kerätään suostumuksella asiakkaan tullessa palvelun piiriin. Rekisterin tietosisältönä on läheisen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostisoite. Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät asiakkaan hoitoon osallistuvat henkilöt. Rekisterin vastuuhenkilönä toimii kunkin yksikön tai ryhmäkodin lähiesimies.

 

Tietosuoja-asetuksen tietopyyntörekisteri

Rekisterin tarkoitus on tietosuoja-asetuksen tietopyyntöoikeuden toteuttaminen ja valvonta. Rekisterin tietosisältönä ovat tietopyyntölomakkeen tiedot. Henkilötiedot kerätään henkilön kanssa haastattelussa ja yhteydenottolomakkeiden avulla.  

Rekisterin henkilötietoja käsittelee hallinnon Aleksanterinkatu 23 D:n henkilöstö.  Henkilötietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle. Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat henkilötietojen käsittelijät. Tietopyyntölomakkeet tuhotaan 24 kuukauden kuluessa.

 

Whistleblowing rekisteri

Whistleblowing -kanavan kautta kertyneitä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarpeen palautekanavan kautta ilmoitetun asian asianmukaisen ja riittävän käsittelyn osalta. 

Käsittelyn oikeusperusta: 

• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen 
• rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu 

Rekisterin tietosisältönä ovat: 

• ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (mikäli ilmoittaja on ne antanut) 
• ilmoituksen kohdetta/kohteita koskevat yksilöintitiedot (siinä laajuudessa kuin ne on annettu) 
• ilmoituksesta esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä/-henkilöistä ja tämän lain- tai eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta 
• asian sisäisessä tutkinnassa saadut tiedot ilmoituksen kohdehenkilön menettelyyn ja sen lainmukaisuuden/toimintaperiaatteiden mukaisuuden arviointiin liittyen 

Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja jossa tarkoituksessa niitä käsitellään, tai niin kauan kuin laki ja säännökset edellyttävät. 

Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä TampereMissiossa. Tietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle ilman lainmukaista perustetta, esimerkiksi asian käsittely edellyttää viranomaista (kuten poliisi). 

TampereMission Whistleblowing direktiivin toteuttaminen on tehty ostamalla palvelu Juuriharja Oy:stä ja tarkemmat lisätiedot ovat heidän nettisivuillaan: https://firstwhistle.juuriharja.fi/. Rekisterin tietoja ei käytetä päätöksentekoon, jolla on oikeusvaikutuksia henkilölle ja joka perustuu automaattiseen tietojen käsittelyyn kuten profilointiin. Rekisterissä olevia tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta vastaa rekisterinpitäjä. Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus:  

• saada vahvistus siihen, käsitelläänkö hänen tietojaan vai ei
• päästä tietoihinsa, mikäli niitä on tallennettuna
• saada itseään koskevat tiedot oikaistuksi
• saada itseään koskevat tiedot poistetuksi
• vastustaa koskevien tietojen käsittelyä
• oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn.

Niiden rekistereiden osalta, joissa TampereMissio toimii rekisterinpitäjänä, rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta huolehditaan ilman tarpeetonta viivettä. Rekisteröityjen tiedot poistetaan pyydettäessä, mikäli henkilötietoja ei tarvita enää kerättyyn tarkoitukseen, rekisteröity peruuttaa suostumuksensa eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta (esim. kirjanpidollista vaadetta).

 

Tietopyynnön toimittaminen

Rekisteröidyn oikeuksien varmistamiseksi tietopyyntö pitää täyttää TampereMission hallinnon toimitiloissa osoitteessa Aleksanterinkatu 23 D, 33100 Tampere. Lomake allekirjoitetaan ja TampereMission johtoryhmän jäsen tai pääkirjanpitäjä todentaa tietoja pyytävän henkilöllisyyden virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Samassa yhteydessä sovitaan tietojen toimittamistapa.   

Lomakkeella on määritelty rekisterit, joista rekisteröity haluaa omat tietonsa. Rekisterin ylläpitäjä toimittaa tiedot sovitulla tavalla 30 päivän kuluessa. Mikäli toimittaminen aiheuttaa merkittäviä kustannuksia TampereMissiolle, TampereMissio ry veloittaa kustannukset tilaajalta. Ylimääräisistä jäljennöksistä peritään 10 euron maksu (sisältää tulostus ja postituskustannukset). Rekisteröidyn tiedot toimitetaan maksutta kerran vuodessa, mikäli toimituskustannukset ovat kohtuulliset (tavallinen posti tai sähköposti).