TampereMission tietosuojaseloste

Tämä on TampereMission EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Suomessa asetuksen kansallisesti soveltamisesta on säädetty Tietosuojalaissa.

Tietosuojaseloste koskee TampereMissio ry:n ja sen omistamien yhtiöiden rekistereitä, joissa TampereMissio ry tai sen omistama yhtiö toimii rekisterinpitäjänä. Jäljempänä TampereMissiolla tarkoitetaan TampereMissio ry:tä ja sen omistamia yhtiöitä.

TampereMission tuottamien sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakasrekistereissä rekisterinpitäjänä toimivat tilaajakunnat ja TampereMission työntekijät ovat rekistereiden käsittelijöitä. Tilaajakunnat laativat omista rekistereistään tietosuojaselosteet.

Rekisterinpitäjä

TampereMissio ry tai sen omistama tytäryhtiö:

TampereMissio Palvelut Oy

Kiinteistö Oy Koskikoti

Kiinteistö Oy Palvelutuotantokiinteistöt

Kiinteistö Oy Rongankoti

Kiinteistö Oy Villa Vuohenoja

Peurankallio Oy

Tampereen Aleksi-Kiinteistöt Oy

Tietosuojavaltuutettu

Tommi Ikävalko, talousjohtaja

Aleksanterinkatu 23 D, 33100 Tampere

tommi.ikavalko(at)tamperemissio.fi

Tietojen rekisteröimisen periaatteet ja rekisterit

TampereMissio kerää ja ylläpitää toimintansa edellyttämiä rekistereitä, jotka sisältävät henkilötietoja. TampereMissio kunnioittaa toimintoihinsa osallistuvien ihmisten oikeutta yksityisyyteen. Osallistujilta kysytään lupa tietojen käyttöön ennen tietojen viemistä rekistereihin. TampereMissioon toimitetuista tiedoista pidetään huolta ja niiden tietosisältö säilyy salaisena.

Kerättäviä tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen tai sen toiminnan kehittämiseen, joihin ne on kerätty. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Paperiset lomakkeet ja sopimukset säilytetään lukituissa kaapeissa. Automaattisen tietojenkäsittelyn piirissä olevat tiedot on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

TampereMissio ry:n jäsenrekisteri

Rekisterin tarkoitus on yhdistyksen jäsentietojen ylläpito, jäsenyyden laskutus ja yhdistyksen viestintä jäsenille. Rekisterin tiedot kerätään jäsenlomakkeen perusteella. Jäsenrekisterin henkilötietoja käsittelee kansalaistoiminnan tuottaja, reskontranhoitaja ja talousjohtaja. Lisäksi pääsy tietoihin on yhdistyksen toiminnanjohtajalla. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Rekisterin vastuuhenkilö on reskontranhoitaja.

Sidosryhmätoiminnan rekisteri

Rekisterin tarkoitus on yhdistyksen sidosryhmäyhteistyön, lahjoittajatoiminnan ja viestinnän organisointi ja järjestäminen. Rekisterin tietosisällöt ovat lahjoituksen yhteydessä saadut tiedot yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Lisäksi yhteistyökumppaneiden (yritys, yhteisö tms.) yhteys- ja kontaktitiedot, yksityisten henkilöiden yhteys- ja henkilötiedot liittyen viestintään, jotka saadaan yhteydenottolomakkeiden avulla. Järjestöjohtaja käsittelee rekisterin tietoja ja on rekisterin vastuuhenkilö. Lisäksi pääsy tietoihin on toiminnanjohtajalla. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Vapaaehtoistoiminnan rekisteri

Rekisterin tarkoitus on TampereMission vapaaehtoistoiminnan järjestäminen ja organisointi. Rekisterin tietosisältönä ovat TampereMission vapaaehtoiset. Henkilötietoja käsittelevät vapaaehtoistoiminnan koordinaattori sekä yksiköiden vapaaehtoistoiminnasta vastaavat henkilöt. Tietosisältöinä haastattelulomakkeessa ovat henkilön yhteystiedot, tarpeelliset tiedot vapaaehtoisen taidoista, vaitiolovelvollisuus ja mahdollinen kuvauslupa. Tiedot kerätään lomakkeella. Nimi- ja puhelinnumerotiedot luovutetaan vapaaehtoisen suostumuksella vapaaehtoista tarvitsevan yksikön vastaavalle. Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat kukin omalta osaltaan vapaaehtoistoiminnan koordinaattori sekä yksiköiden vapaaehtoistoiminnasta vastaavat henkilöt.

Reskontra-asiakkuuden rekisteri

Rekisterin tarkoitus on TampereMission osto- ja myyntilaskutuksen hoito luonnollisille henkilöille. Rekisterin tietosisältönä ovat asiakkaan yksilöimiseksi ja laskun lähettämiseen tarvittavat tiedot. Yksityishenkilöiltä laskutetaan vuokria, ravintopalveluiden tuotteita ja palveluita, sekä muita palveluita. Henkilötiedot kerätään asiakaslomakkeilla. Asiakastietoihin pääsy: TampereMission palveluyksiköiden henkilöstö kerää asiakastiedot. Hallinnossa työskentelevillä henkilöillä sekä palveluyksiköiden johtajilla on pääsy asiakastietoihin. Henkilötietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle. Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat henkilötietojen käsittelijät.

Kansalaistoiminnan, Päiväkeskuksen, Lähitorin ja Palvelukeskuksen asiakkuusrekisteri

Rekisterin tarkoitus on toiminnan viestintä osallistujille. Rekisterin tietosisältönä ovat asiakasviestintään tarvittavat tiedot. Henkilötiedot kerätään henkilön kanssa haastattelussa tai yhteydenottolomakkeiden avulla.

Lähitorin asiakkaiden henkilötietoja käsittelee Lähitorin henkilökunta; palveluohjaaja, sairaanhoitaja, fysioterapeutti sekä talon johtaja sekä heidän sijaisensa. Palvelukeskuksen asiakkaiden henkilötietoja käsittelevät fysioterapeutti, toimintaterapeutti sekä palveluohjaaja ja palveluyksikön johtajalla on pääsy asiakastietoihin. Päiväkeskuksen asiakkaiden henkilötietoja käsittelevät Petäjäkodin johtaja, hänen sijaisensa, fysioterapeutti ja kuntoutuksen lähihoitaja.

Kansalaistoiminnan asiakkuustietoja käsittelevät niistä vastaavat työntekijät Kimpassa-perhetoiminnassa, Senioripysäkillä, Iltalinjalla, Aamukorvassa, Linja20-hankkeessa sekä Kaiku-hankkeessa.

Henkilötietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle.

Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat henkilötietojen käsittelijät.

Työnhakijoiden rekisteri

Rekisterin tarkoituksena on avoimia työpaikkoja hakeneiden henkilöiden oikeuksien turvaaminen. Työnhakijoiden henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka vastaavat avoimen työtehtävän rekrytointiprosessista. Työnhakijan tietoja ei käytetä toisen avoimen tehtävän hakuun, ellei työnhakija ole antanut lupaa. Rekisterin vastuuhenkilö on kyseisestä rekrytoinnista vastaava henkilö.

Rekrytointiprosessin jälkeen rekrytoinnista vastaava henkilö säilyttää rekrytointiin liittyviä dokumentteja (työnhakuilmoitus ja tehtävää hakeneiden henkilöiden hakemukset) yhden vuoden ajan.

TampereMissio Palvelut Oy:n läheisrekisteri

Rekisterin tarkoituksena on yhteydenpito palveluyhtiön asiakkaiden läheisiin sekä toiminnan kehittäminen. Henkilötiedot kerätään suostumuksella asiakkaan tullessa palvelun piiriin. Rekisterin tietosisältönä on läheisen nimi sekä yhteystiedot. Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät asiakkaan hoitoon osallistuvat henkilöt. Rekisterin vastuuhenkilönä toimii kunkin palveluyksikön lähiesimies.

Tietosuoja-asetuksen tietopyyntörekisteri

Rekisterin tarkoitus on yhdistyksen tietosuoja-asetuksen tietopyyntöoikeuden toteuttaminen ja valvonta. Rekisterin tietosisältönä ovat tietopyyntölomakkeen tiedot. Henkilötiedot kerätään henkilön kanssa haastattelussa ja yhteydenottolomakkeiden avulla.

Rekisterin henkilötietoja käsittelee TampereMission hallinnon Aleksanterinkatu 23 D:n henkilöstö. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Rekisterin vastuuhenkilöitä ovat henkilötietojen käsittelijät ja vastuuhenkilö on talousjohtaja. Tietopyyntölomakkeet tuhotaan 24 kuukauden kuluessa.

Whistleblowing rekisteri

Whistleblowing -kanavan kautta kertyneitä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarpeen palautekanavan kautta ilmoitetun asian asianmukaisen ja riittävän käsittelyn osalta.

Käsittelyn oikeusperusta:

rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu

Rekisterin tietosisältönä ovat:

ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (mikäli ilmoittaja on ne antanut)
ilmoituksen kohdetta/kohteita koskevat yksilöintitiedot (siinä laajuudessa kuin ne on annettu)
ilmoituksesta esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä/-henkilöistä ja tämän lain- tai eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta
asian sisäisessä tutkinnassa saadut tiedot ilmoituksen kohdehenkilön menettelyyn ja sen lainmukaisuuden/toimintaperiaatteiden mukaisuuden arviointiin liittyen

Säilytämme tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja jossa tarkoituksessa niitä käsitellään, tai niin kauan kuin laki ja säännökset edellyttävät.

Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä TampereMissiossa. Tietoja ei luovuteta TampereMission ulkopuolelle ilman lainmukaista perustetta, esimerkiksi asian käsittely edellyttää viranomaista (kuten poliisi).

TampereMission Whistleblowing direktiivin toteuttaminen on tehty ostamalla palvelu Juuriharja Oy:stä ja tarkemmat lisätiedot ovat heidän nettisivuillaan: https://firstwhistle.juuriharja.fi/. Rekisterin tietoja ei käytetä päätöksentekoon, jolla on oikeusvaikutuksia henkilölle ja joka perustuu automaattiseen tietojen käsittelyyn kuten profilointiin. Rekisterissä olevia tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta vastaa rekisterinpitäjä. Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus:

saada vahvistus siihen, käsitelläänkö hänen tietojaan vai ei

päästä tietoihinsa, mikäli niitä on tallennettuna
saada itseään koskevat tiedot oikaistuksi
saada itseään koskevat tiedot poistetuksi
vastustaa koskevien tietojen käsittelyä
oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn.

Niiden rekistereiden osalta, joissa TampereMissio toimii rekisterinpitäjänä, rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta huolehditaan ilman tarpeetonta viivettä. Rekisteröityjen tiedot poistetaan pyydettäessä, mikäli henkilötietoja ei tarvita enää kerättyyn tarkoitukseen, rekisteröity peruuttaa suostumuksensa eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta (esim. kirjanpidollista vaadetta).

Tietopyynnön toimittaminen

Rekisteröidyn oikeuksien varmistamiseksi tietopyyntö pitää täyttää TampereMissio ry:n hallinnon toimitiloissa osoitteessa Aleksanterinkatu 23 D, 33100 Tampere. Lomake allekirjoitetaan ja yhdistyksen johtoryhmän jäsen tai pääkirjanpitäjä todentaa tietoja pyytävän henkilöllisyyden virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Samassa yhteydessä sovitaan tietojen toimittamistapa.

Lomakkeella on määritelty rekisterit, joista rekisteröity haluaa omat tietonsa. Rekisterin ylläpitäjä toimittaa tiedot sovitulla tavalla 30 päivän kuluessa. Mikäli toimittaminen aiheuttaa merkittäviä kustannuksia yhdistykselle, yhdistys veloittaa kustannukset tilaajalta. Ylimääräisistä jäljennöksistä peritään 10 euron maksu (sisältää tulostus ja postituskustannukset). Rekisteröidyn tiedot toimitetaan maksutta kerran vuodessa, mikäli toimituskustannukset ovat kohtuulliset (tavallinen posti tai sähköposti).